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LIMS系统档案管理方案

发布时间:2020/12/02 10:30 人气: 来源:未知
方案介绍
       食品安全、环境保护等倍受关注的问题,让国家对相关检测实验室的管理和要求也随之提高,而检测实验室通过运行实验室信息管理系统(LIMS系统)实现了管理水平的提升。LIMS系统的运行产生了一系列的电子归档文件,本文阐述了在LIMS系统运下的档案管理。

 
 
一、LIMS系统下的档案管理
 
(一)档案的收集。

       作为一个检测实验室,主要业务是将客户需要检测的样品根据其要求进行检测,并出具检测报告。在LIMS系统中的主要工作流程如下:合同评审人员接收并登记客户送检样品及要求——业务受理人员分配电子任务——实验室主管安排任务给检测人员——检测人员开展检测——检测后提交原始记录给校核人员——校核无误后提交授权签字人审核——审核无误后提交审核稿编制人——审核稿提交实验室主管审核——审核无误后提交报告编制人——编制完成提交报告审核人——审核无误后交报告发送人——发送检测报告。LIMS系统实现了以上流程的全程电子化,当所有的流程走完后,报告发放人员点击归档,该任务的相关原始记录和报告以及任务单等归档材料便进入“归档模块”。

 
(二)档案整理。

       由于实验室检测范围广泛,检测报告类型复杂,为便于管理,按不同行业领域建立独立的编号,该编号具有唯一性,从接收样品登记开始一直跟随着所有的材料和流程,直到归档。编号规则为“一位大写字母+四位年份号+五位流水号”,大写字母为各领域的行业代码或英文首字母,如食品检测用”F”表示,环境检测用“E”表示……档案管理人员每天登录系统,对接收到的归档材料按领域进行分类,填写材料保存期限和材料查阅级别,以该项检测业务的唯一性编号作为档案号,统一对文件命名后建立目录并将归档材料逻辑归档到档案管理模块。由于检测报告的特殊性,经常会出现客户想补测或修订的情况,若是该归档材料有后补或修订更替内容,要通过另一个文件审批流程,经过申请、审批,点击归档后,由档案人员进行归档材料的变更操作。


(三)档案利用。
 
       在Lims系统中的档案管理模块中,有归档材料的利用服务功能。需要借阅档案的人可以在系统中完成申请查阅、线上审批、网上查阅。首先借阅申请人进入档案利用栏,输入需要查阅的档案号(即该检测业务的唯一性编号)或关键字,检索出该档案目录,点击借阅申请,注明利用目的。提交申请后进入技术负责人审批程序,审批后流程进入档案管理员,档案管理员设置完该借阅人的阅读权限后通知借阅人,借阅人便可在网上浏览到该档案。使用归还后,档案管理人员关闭权限。系统会自动记录借阅人、借阅时间、归还时间及在借状态。
 
(四)档案保管。

       Lims系统形成的是电子档案,电子档案的保管与纸质档案不同,关键是安全问题,首先由系统设置,每天将归档材料在不同物理地址的设备中定时进行自动备份。每周或1个月,档案数据再次在磁性介质上进行再次备份。做到定期备份文档,多处、异
地存放保管。档案数据备份所用的载体应选择质地优良的磁性介质备份,磁盘必须贴上写保护标签,装入盘套;要注意防磁场的干扰,远离机电工作场所;要防压、防尘、防光、防污,保持适宜的温湿度;定期检查磁盘,定期复制磁盘。
 
(五)档案销毁。

       Lims系统能根据保管期自动判断并提示到期,对已到达保存期限的文件,档案人员将导入销毁模块,利用销毁模块的功能,编制好销毁文件列表并上传相关领导审核通过方可销毁,销毁后的档案目录将转入“已销毁”模块。对于一些到期但还有保存价值的档案,将通过程序识别,自动另存到“长期保存模块”,以减轻系统压力。

 
二、LIMS系统下档案管理的优缺点
 
(一)优点。

       档案由传统管理模式向电子化管理模式的转变早已是一种趋势,Lims系统产生的电子档案顺应了这种趋势,LIMS系统中的档案管理功能改变了原来档案资料靠纸质载体来传递、审核、归档,效率低下,且由于日益增长的纸质档案在保管上受空间制约的现状。在利用工作上也得到了新的突破,检索方便快捷、不受空间和时间限制,提高档案管理员的工作效率。用户能够突破时间与空间的限制,在任何时间、任何地点搜寻自己想要的资料,这样不但减少了档案管理部门与用户之间的时空距离,而且能够将档案在第一时间内送到使用者的手中,提高了档案的使用效率。同时也有效地降低了档案管理人员的工作强度,提高了工作效率。

 
(二)缺点。

       随着科技的进步,网络的普及,电脑黑客利用病毒等手段非法从网络上窃取重要的数据、信息为自己谋利,这就对电子档案安全构成了威胁。Lims系统产生的电子档案中包含着大量的客户信息,安全问题不容忽视。LIMS系统产生的相关原始记录和报告以及任务单都记录在系统中,以电子形式保存,并未打印成纸质,这对电子设备系统形成了很强的依赖性。而且如果时间长了,也会导致LIMS系统承载的数据量过大。
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